Å oppdatere hele PIM-systemet bak nettbutikken er ikke gjort i en håndvending. Nøkkelen er gode, strukturerte prosesser.


TOOLS trenger kanskje ingen introduksjon. Som Norges ledende leverandør av verktøy, maskiner, personlig verneutstyr og industrielt forbruksmateriell, er de for de fleste en velkjent og anerkjent merkevare med store, etablerte virksomheter på kundelisten. 

Mange vil nok også ha hatt positive erfaringer med nettbutikken deres. Men den har ikke alltid vært like god som den er i dag.

For fem år siden var nettbutikken svært tungrodd, ettersom PIM-systemet som lå bak var vanskelig å jobbe i, manglet god kategorisering og strukturerte produkter, og kunne bruke flere uker på å få endringer til å gå live.

Da flere av konkurrentene ble mer aggressive digitalt, blant annet ved å lansere nye nettbutikker, var det tydelig at TOOLS måtte ta grep for ikke å miste posisjonen sin.

De måtte få på plass et nytt PIM-system som kunne holde tritt med konkurrentene.

 

Dårlig struktur på nettbutikken skapte store problemer

Slik så situasjonen ut da Degree kom på banen:

Nettbutikken brukte et veldig dyrt og komplekst PIM-system i enterprise-størrelse. De ansatte i TOOLS opplevde det som vanskelig å jobbe i, og ønsket seg et mer brukervennlig system. Selv når de fant fram, tok det flere uker for endringer og nye produkter å dukke opp i nettbutikken.

På kundesiden gjorde mangelen på ryddig kategorisering at mange rømte fra nettbutikken etter å ha møtt på lange, uoversiktlige lister de måtte scrolle gjennom. Et søk på en skiftenøkkel kunne bringe opp 15 identiske bilder, uten noen informasjon om hvilket som representerte størrelsen de ønsket seg.

Ikke minst skapte dette store interne belastninger for TOOLS, ettersom mye av tiden gikk med til å håndtere returer, feilbestillinger og å svare forvirrede og misfornøyde kunder.

 

Grundig innsiktsfase la grunnlag for et vellykket prosjekt

Å implementere et helt nytt PIM-system i eksisterende nettbutikk er et ganske omfattende prosjekt. Derfor var det viktig å planlegge godt i forkant. Dette løste vi via en egen innsiktsfase, bestående av tre workshops før arbeidet begynte.

Workshop 1: Produktanalyse

Første møte hadde som mål at Degree skulle bli kjent med eksisterende rutiner og strukturer for nettbutikken, og for TOOLS å bli kjent med inRiver PIM.

Sammen gikk vi gjennom de ulike datakildene TOOLS hadde på dette tidspunktet, og definerte hva slags data som måtte være på plass før et produkt kunne publiseres i nettbutikken.

De ansatte fikk opplæring i de forskjellige termene i PIM-verktøyet (produkt, item, ressurs), og hvordan data kan hentes inn fra leverandører, produkter leses inn og organiseres.

Til slutt avdekket vi hva slags prosesser som måtte spikres for tekster, bilder og oversettelser (TOOLS har nettbutikk både på norsk og svensk).

Workshop 2: Datakilder og kanaler

Neste skritt var å avgjøre hvilke datakilder informasjonen skulle hentes fra, og hvor den skulle publiseres.

Sammen opprettet vi en ny markedsmodell for PIM, med fokus på kjøpsprosessen og datamodeller. Vi gikk også gjennom selve strukturen i inRiver PIM, for å gi TOOLS en bedre oversikt.

Viktigst var kanskje etableringen av et nytt tankesett, fra en tidligere innenfra-og-ut-tankegang (ERP og internt) til utenfra-og-inn (marked og kunde i fokus). Slik ville det bli lettere å skape en god kundeopplevelse.

Workshop 3: IT og integrasjoner

Siste workshop før implementeringen var todelt: TOOLS presenterte sin IT-strategi, struktur og miljø – hvordan arkitekturen så ut, og hvor vi kunne finne delene PIM-verktøyet var avhengig av.

Deretter tok Degree over, og viste gjennom en demo av verktøyet hvordan TOOLS kunne håndtere brukere, roller og tilganger.

I tillegg tok vi en grundig gjennomgang av hvordan inRiver PIM integreres med eksisterende systemer, websider og nettbutikk.

Til slutt opprettet vi noen faste prosesser for utvikling, testing og produksjon, og fordelte ansvaret mellom ulike miljøer.

 

Implementering av PIM

Nå som rollene var fordelt, og alle hadde dybdekunnskap om relevante prosesser, systemer og datakilder, var det mulig å gå i gang med å implementere det nye PIM-verktøyet.

Vi brukte en agil metodikk, og samkjørte alle deltakerne i prosjektet gjennom Asana og Slack. Mens det selvsagt ble satt opp et budsjett og en tidsplan, var det gjennom denne tilnærmingen også lagt opp til at alle raskt kunne tilpasse seg endringer underveis. 

Samtidig som vi gjorde teknisk implementering og konfigurasjon, hjalp vi også TOOLS videre med å sette opp nye interne prosesser. Slik kunne de unngå den mangelen på oversikt som hadde skapt store problemer tidligere.

Denne fasen av prosjektet ble avsluttet med bred testing, hvor alle interessenter var involvert, før vi lanserte den nye, oppdaterte nettbutikken.

 

Resultater av prosjektet

«Degree er en aktiv og kunnskapsrik partner som både er med på å identifisere forbedringsområder, samt gjennomføring av avtalte oppgaver. De er fleksible og stort sett alltid tilgjengelige, også utenfor normal arbeidstid, dersom situasjonen krever det.»

– Jarle Hansen, ansvarlig for PIM i TOOLS Norge


Etter at nettbutikken gikk live med det nye PIM-systemet fra Degree, har publiseringstiden på nye varer og beskrivelser (time-to-market) gått ned fra flere uker til bare noen minutter. Rundt 120 000 produkter per land har blitt beriket med ny data.

Internt hos TOOLS har de fått et langt mer automatisert system for å publisere nye produkter og beskrivelser, og kunnskapen om hvordan man utfører både enkle og kompliserte oppgaver har blitt betydelig høyere. Dette kan for eksempel være å lage produktfamilier, og å koble ulike produkter og tilbehør sammen for å oppfordre til mersalg.

Kundene har på sin side fått en nettbutikk med bedre søk og navigering, og det er nå mye enklere å finne rett produkt. På grunn av den nye produktinformasjonen har det kommet mer trafikk fra Google, noe som også har ført til høyere salgstall.

Degree og TOOLS jobber fremdeles tett sammen, slik at også nye oppgaver blir løst raskt og enkelt, uansett hva netthandelen måtte kreve.

«I en kompleks løsning er det mange fallgruver og hensyn å ta. Vi opplever at samarbeidet fungerer veldig godt, og bare blir bedre og bedre med tiden.»

– Jarle Hansen, ansvarlig for PIM i TOOLS Norge

 

Les mer: Slik bygget Degree en helt ny nettbutikk for Tingstad 

degree-divider-blog

Ønsker du å oppgradere din e-handel? Vi hører gjerne på dine problemstillinger eller spørsmål du måtte ha.

Prat med oss

 Ann-Jeanette Rustad

Ann-Jeanette Rustad

Salgs- og markedsleder Degree