‹ Aktuelt

Lean som samarbeidsform i Degree

Hos Degree kan kundene jobbe Lean i utviklingsprosjekter.

 

Roboter

Degree har tilrettelagt for metoden for å gi større bredde i samarbeidsformer. Med Lean blir ressursene styrt enda skarpere inn mot de mest verdiskapende deloppgavene. Ofte går utviklingstiden ned.

Lean er basert på et sett av enkle grunnprinsipper. De er generelle i formen og passer på mange ulike områder hvor fellesnevneren er behov for kontinuerlig utvikling og forbedring.

– Lean gir oss en sjekkliste som hjelper oss å finne svakhetene i prosessene og prioritere forbedringer, sier senior prosjektleder Arne Cato Finden.

Degree bruker verktøy som bl.a Jira for å beskrive oppgavene og den elektroniske oppslagstavlen Kanban-board for å prioritere og se status for hver oppgave.

– Verktøyene tvinger oss til å jobbe Lean ved å begrense oss i å definere for mange oppgaver og dermed holde kompleksiteten nede. Vi fokuserer mye på ta én og én innkommende oppgave hurtigst mulig fra start til levert kode i produksjon, inkludert validering av om koden virkelig løser problemet, legger Finden til.

Kanban board Degree flytter Lean ut på nett med oppslagstavlen Kanban hvor kunden kan prioritere hva som er viktigst og hva som kan vente.
Illustrasjon lånt fra leankit.com

Bryter opp siloene

Med Kanban kan også kundene følge med på oppgaveoversikten og fortløpende luke bort og prioritere. Alle stakeholders har den samme oversikten som oppdateres kontinuerlig. Et kjapt blikk på Kanban og alle vet hva som er i arbeid eller krever input fra kunden, hvilke forbedringer som nettopp er gått live og hva som er neste prioritet.

– Samarbeidet blir tettere. Det gir en mulighet for å komme raskere frem til det mest sentrale; oppgaven som vil skape mest verdi for øyeblikket. Oppfatningen av dette kan endre seg gjennom et prosjekt. Da er det fint med dynamikken Kanban gir.

Litt mer involvering og arbeid faller på kundene. Så langt er tilbakemeldingene på dette positive fordi kundene ser fordelene av å være tettere på. Noen ønsker ikke eller føler at de ikke har forutsetninger for å jobbe Lean.

– Som metodeagnostikere bruker vi da andre, aldeles utmerkede måter, sier han.

Sitat

Syns du også alle snakker om Lean for tiden? Det er fordi metoden er smart for å effektivisere og det er smart for konkurranseevnen. Begrepet har i henhold til Wikipedia sin opprinnelse i japansk produksjonsbeskrivelse og i en artikkel fra 1988 hvor John Krafcik beskriver Triumph of the Lean Production System. Metoden er utviklet videre gjennom årene, og har fått sin digitale avlegger kalt Lean Software Development med egne, konkrete prinsipper.

Sparer tid

Tradisjonelt bruker utviklere mye tid på estimere prosjektkostnader inkludert tidsforbruk, rapportering og kontroll.

– Med Lean-metoden bruker vi kortere tid på å spesifisere delelementene. Kundene og vi opprettholder kontrollen, ikke ved omfattende dokumentasjon og kontraktsdetaljer, men ved å jobbe transparent. Teamet som inkluderer kunden kan reagere raskere på endringer og ny lærdom om sluttbrukerne eller markedet, og tilpasse produkt og prosess deretter. Dette reduserer risikoen. Samtidig kan vi realisere mer på en raskere måte. Bra for time-to-market og lønnsomheten for begge parter.

I Degree har Lean erstattet detaljerte timeestimater med storypoints. Begrepet kommer fra Agile Software Development. Selskapet har dessuten forenklet bruken av storypoints. Det er bare en håndfull antall størrelser som er lov å bruke. Hvis oppgaven tar mye mer enn en uke å utvikle må den deles opp.

– Det går raskt for utvikleren å vurdere dette. Samtidig er informasjon tilstrekkelig for at kunden kan prioritere riktig. Fokuset er at utvikleren skal bruke mest mulig tid på forbedringer, ikke på å rapportere timer eller overanalysere.

En oppgave som får et høyt storypoint indikerer at den er for kompleks, slik at mer informasjon må bli innhentet for å dele oppgaven ytterligere opp. Alt i tråd med leanprinsippet om «single-piece flow».

Forenkler mye

For eksempel kan Degree levere et halvt storypoint av planlagte forbedringer per dag per utvikler. Det kan høres lite ut, men storypoints er et relativt begrep på størrelse og målt etter hvor godt hele teamet og kunden er i stand til å beskrive oppgaver og levere fungerende kode sammen.

– Et mål på teamets evne til å levere blir altså bakt inn i ett eneste tall. Det er mye mer anvendelig enn å regne på enkelttimer og prøve å treffe presist på noe med iboende høy usikkerhet. Med dette tallet blir det også lettere å anslå når større deler av produktet eller tjenesten kan være ferdig. Det er hurtig å regne på og har vist seg å være overraskende stabilt over tid. Dette er egentlig ikke hokus pokus, men enkel empiri, sier Lean-sjefen.

I utviklingsprosjekter gjort med Lean lykkes Degree med å oppdatere hyppigere med nye versjoner. Også samarbeid med andre bidragsytere enn kunden selv, for eksempel leverandører som steller med IT-infrastruktur, blir enklere og mer effektivt. Oversikten med Kanban og samarbeidsformen har dessuten ført til at selskapet har implementert såkalt Blue Green-deployment med automatiserte oppgraderinger på dagtid uten nedetid for sluttbrukere.

Etter hvert som Lean forbedrer noe dukker ofte nye forbedringspotensialer opp.
– Man kan alltid strekke seg ti prosent lenger på et område hvis man virkelig er villig til å sette det under lupen. Dette kan man gjenta om og om igjen.

Lean i Degree:

Med Lean finner Degree fort frem til de mest verdiskapende aktivitetene for kunden og kutter samtidig ned på administrasjonstid til estimering, rapportering og utøvelse av kontrollaktiviteter. Oppgaver blir brekt ned til hurtigleverbare enheter, og de fortløpende beslutningene tas med kunden underveis.

  • Bedre oversikt.
  • Bedre samspill.
  • Reduserer risiko.
  • Totalt sett mindre tidsforbruk.
  • Raskere måloppnåelse/pay-back for prioriterte oppgaver

Degreesk fortolking av de fem Lean-grunnprinsippene:

  • Identifiser verdi:
    • Hva skaper virkelig verdi for sluttbrukerne? Hvordan måler vi dette?
  • Få oversikt over alle aktivitetene som bidrar til å skape denne verdien:
    • Noen aktiviteter skaper verdi, andre ikke. Registrer og sjekk alle for grad av verdiskaping.
  • Skap flyt:
    • Effektiviser, eller fullstendig eliminer, aktivitetene som ikke skaper reell verdi for sluttbrukerne.
    • Kjente problemer som må bli redusert i et prosjekt:
      • Hyppig skifte av fokus (context switching), uklar prioritering, avbrytelser og eksterne gjøremål.
      • Køer – i alle køer er det effektiviseringsmuligheter.
      • Store bolker med oppgaver – reduser oppgavestørrelsen og oppgavemengden til et minimum. Levér én og én.
      • Ventetid – hver gang noen må vente på noe er det rom for forbedring.
      • Handovers - jobb kontinuerlig sammen for å drive oppgavene hurtig fremover, istedenfor å la ulike personer gjør isolerte småbidrag i rykk og napp over lengre tid.
      • Siloer – fjern siloer og åpne opp for tett samarbeid mellom alle partene med ulik kunnskap, kompetanse og beslutningsmyndighet som må være med for løse oppgaven tilfredsstillende.
      • Repeterende manuelle gjøremål – automatiser disse, særlig i testing og produksjonssetting i utviklingsprosjekter.
  • «Pull» fremfor «push»:
    • Istedenfor å organisere prosessen etter, og fokusere på, å produsere så mye som mulig («push»), fokuser heller på å levere ønsket verdi så hurtig som mulig («pull»).
    • Responder hurtig på endringer i krav og prioriteter.
  • Kontinuerlig forbedring – sikt inn mot perfeksjon:
    • Jobb kontinuerlig med forbedringer med f.eks retrospektiver og tiltak for hvert problemområde. Det er bedre med små forbedringer ofte, enn store endringer en sjelden gang.
    • 5 Whys, er en god måte for å avdekke problemer og komme frem til konkrete tiltak.
Kontakt Degree

Ønsker du å jobbe mer Lean?

Vi tar kontakt – ikke om to minutter, men ganske snart!